怎样遏制政府采购中的样品评审乱象?

发布时间:2021年05月10日 来源:政府采购信息

蒋宜剑


很多政府采购招标文件都会要求供应商提供投标样品进行评审。采购人觉得眼见为实,不能完全相信供应商的书面承诺。供应商觉得这是歧视性条款,每次都制作搬运样品增加投标成本。采购文件有时描述不明确,导致评标委员会成员不知道现场需要评审哪些参数,出现意见分歧。由此,围绕样品的质疑、投诉时有发生。那么,采购文件应该对样品如何描述,才能合法合理呢?


使用样品评审的前置条件

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号,以下简称87号令)第二十二条第一款规定,采购人、采购代理机构一般不得要求投标人提供样品,仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求等特殊情况除外……


目前大部分政府采购货物类的招标文件,对主要设备技术参数的描述都能做到详尽,同时还要求有检测报告、制造商参数确认函等对其核心参数进行佐证,已经能达到凭书面形式准确描述采购需求。但是在实际采购活动中,对样品的要求还是比较随意。不论何种品类,只要采购人觉得需要,就会体现在招标文件中。


厨房设备招标,几百斤的燃气炉、油烟净化器被设置为样品。由于体积较大不能用电梯,供应商要请搬运工走楼梯抬到评审现场。而现场评审时,根本没有环境对设备进行接电测试。评审专家只是简单的围观、测量外形尺寸。高校公寓床类家具招标,完整的四人位公寓床被设置为样品;家具类的产品,大多都是非标设备,供应商需要在投标截止时间前,投入大量开发模具费用,针对标书的特定尺寸和技术细节定制投标样品。只有供应商中标之后,才能将这些费用摊薄,否则就全部白费……诸如此类现象还有很多,导致样品最大的作用是变相提高供应商的投标成本,提高参与投标的门槛。


笔者认为,一些大型电子电器类样品,让供应商提供一些实物的演示视频即可。这比那些只看设备外表的评审,更加科学合理。对一些定制类产品,也可将设备的核心零部件作为样品。比如公寓床的立柱,防滑踏板,可以降低企业投标成本。同时,还可以避免因为搬运、安装样品的时间长,给潜在的投标供应商制造了提前互相接触的机会,有效杜绝供应商现场临时围标串标的行为。


如何评审样品

87号令第二十二条第二款规定,要求投标人提供样品的,应当在招标文件中明确规定样品制作的标准和要求、是否需要随样品提交相关检测报告、样品的评审方法以及评审标准。需要随样品提交检测报告的,还应当规定检测机构的要求、检测内容等……对于中标人提供的样品,应当按照招标文件的规定进行保管、封存,并作为履约验收的参考。


笔者认为,采购文件不仅应该明确样品自身参数内容,还应明确评标委员会对哪些指标进行现场评审。一个样品的大部分技术参数是无法靠评审专家肉眼进行判断的。比如家具评审时,评审专家能够从尺寸、功能、产品结构、制作工艺上进行评审,但无法确定材质、甲醛含量、五金件的耐腐蚀度等等。如果只是简答描述为“现场提供样品评审”之类,不逐条写明需要评审内容,不仅会导致评审尺度不一致,还容易产生质疑。例如,有些供应商的样品材质不符合招标要求,但是由于评审专家现场无法判断以至通过了评审。在履约阶段,供应商就坚持认为供货产品和投标样品一致,这是评审专家都认可的,采购人应予以验收。


所以比较实用的办法就是,在招标文件中明确样品是用于佐证哪几条参数的,评审现场只针对这些参数进行评审。


样品退回的时间选择

87号令第二十二条第三款规定,采购活动结束后,对于未中标人提供的样品,应当及时退还或者经未中标人同意后自行处理;对于中标人提供的样品,应当按照招标文件的规定进行保管、封存,并作为履约验收的参考。


在实际操作中,一些未中标供应商会要求代理机构尽早退还样品。理由也很充分,比如需要参与其他项目投标、外地企业不方便来回搬运样品。代理机构往往也因为保管成本太高会倾向同意。据笔者了解,有的样品退回的时间有的是评标结束就退回,有的是质疑期满后退回。可是,如果中标公告发布之后出现质疑、投诉,就会使得监管部门无法对投标样品进行复审。如果质疑、投诉成立或者中标人拒绝与采购人签订合同,采购人需要从成交候选人中另行确定中标人时,该供应商的样品已经退回。重新提供样品,又无法保证与原样品一致,也就不能作为履约验收的参考。


所以,笔者认为应该在招标文件中需要明确“采购活动结束”的时间节点。结合目前业内的操作习惯,一些专家认为应以采购合同签订完成为标准。这样可以解决大部分因为质疑和投诉导致样品无法复检的问题;也有部分专家认为最妥善的时间节点应为项目履约完毕。但是由于部分项目实施周期较长,代理机构的保管成本和供应商的投标成本会非常高,导致难以实现;另外,还有专家建议可以在中标公告发布后退回,但是必须由采购代理机构和采购人进行密封并盖章,同时要求供应商妥善保管。另外,在实际工作中发生过由采购人保管结果采购人擅自使用样品的情形。供应商是样品的提供者,相比较采购人他们才更有可能妥善保管样品。


综上几点所述,采购文件中要求的样品应该尽量满足以下几个要素:标准化产品;价值不宜过高;评审专家在评审现场能针对具体参数进行评审;最后就是方便运输和保管。


(作者单位:南昌市现代教育技术中心)


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